Free vai ser meio complicado, pq digo isso? utilizavamos aqui na empresa um sistema de demanda da Oracle o Oracle Workflow e por alguns motivos entre eles o custo do contrato e as limitações da aplicação e após muitas pesquisas sem sucesso procurando uma solução free, optamos por desenvolver nosso próprio sistema de Solicitações(ou demandas) é feito para Web, utilizando framework Wicket, os usuários criam as solicitações direcionadas para um setor e dentro das Solicitações são criadas as atividades para atender a demanda, a partir disso é possível acompanhar por meio de status o andamento das Solicitações.
Espero que meu exemplo tenha a ver com a sua dúvida.